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Fragen und Antworten zum Thema BioOffice

Über Datei, Kundenkonto kann ich keine Zeile löschen!

Die an der Kasse durchgeführten Buchungen dürfen nicht verändert werden. Sie müssen über die Menüauswahl 'Datei' und 'Kundenkonto' eine Korrektur- bzw. Ausgleichsbuchung in der mit einem * markierten Zeile anlegen.

Wenn ich einen Artikel bestelle, erscheint manchmal eine andere Bezeichnung als in meinem Artikelstamm.

Jeder Großhändler hat u.U. seine eigene Bezeichnung für einen Artikel. Zum Beispiel könnte ein GH für einen Artikel angeben: "Erdbeer-Fruchtaufstrich" Ein anderer GH nennt den gleichen Artikel "Erdbeere, 250 gr Glas" Bei der Bestellung wird die Bezeichnung verwendet, die dem Großhändler zugeordnet ist.

Wie kann ich einen EAN-Code in BioOffice ändern?

Suchen Sie den Artikel im BioOffice unter Datei, Artikel heraus. Markieren Sie diesen Artikel und drücken auf der Tastatur die Kombination STRG + E (bei manchen Tastaturen heißt die STRG Taste CTRL). Im sich öffnenden Fenster tragen Sie rechts oben den neuen EAN-Code ein. Der Kasten darunter muss leer bleiben. Markieren Sie im linken Kasten alle Einträge und klicken auf "Verschieben", um den EAN zu ändern. Sollten Sie noch Artikel im Laden haben, die mit dem alten EAN bedruckt sind, wählen sie "verschieben und Zweit-EAN

Wie finde ich einen Artikel in BioOffice, wenn mir die Bestellnummer beim Lieferanten bekannt ist?

Wählen Sie Datei, Artikel, Einkauf. Tragen Sie in der Filterzeile der Spalte ArtNr die Bestellnummer ein. Drücken Sie Enter. Ggf. markieren Sie nun die gefundene Zeile und klicken Sie diese doppelt an.

Ich will einen Artikel bestellen, finde ihn aber nicht in der Artikeltabelle.

Evtl. ist der Artikel nicht lieferbar. Klicken Sie auf "lieferbare Artikel". Ist der Artikel in Ihrem Sortiment? Wenn nicht, klicken Sie auf "im Sortiment".

Wie kann ich mir die Ein- und Auszahlungen eines bestimmten Zeitraums anzeigen lassen?

Nachdem Sie die Kassendaten wie gewohnt abgeholt haben, wählen Sie in BioOffice "Listen-> Kasse-> Kassenbericht". Stellen Sie den Zeitraum ein und klicken Sie auf OK. Im Abschnitt "davon Ein- und Auszahlungen" finden Sie alle Zahlungen im Detail.

Wie kann ich für einen bestimmten Zeitraum (z. B. für einen Tag) alle Zahlungen, die an der Kasse geschehen sind, ansehen?

Wählen Sie in BioOffice "Listen-> Kasse-> Zahlungen" aus. Wählen Sie den Zeitraum und klicken Sie auf OK. Rechts erscheinen alle Zahlungen. Diejenigen mit Bon-Nummer -1 sind Ein- bzw. Auszahlungen. Sie können die Liste (wie jede Tabelle in BioOffice) beliebig sortieren. Einen bestimmten Bon können Sie abrufen, wenn Sie die betreffende Zahlungs-Zeile markieren und anschließend auf 'Bon' klicken.

In BioOffice wird meine Ladenauswahl nicht mehr richtig angezeigt. Was kann ich tun, damit sie wieder angezeigt wird?

Unter dem Menüpunkt "Extras-> Einstellungen-> Filialen" können Sie einstellen, für welchen Laden (Filiale) Sie zuständig sind. Setzen Sie den Schalter auf alle, wenn Sie mehrere Filialen mit BioOffice verwalten möchten.

Warum fragt BioOffice mich bei der Schnellerfassung, ob ich den EAN mit oder ohne Prüfziffer eingegeben habe?

Bei 8-12stelligen EAN-Codes ist nicht erkennbar, ob dieser die Prüfziffer beinhaltet oder nicht. Deshalb fragt BioOffice danach. Bei 1-7stelligen EAN-Codes ist von vornherein klar, dass keine Prüfziffer enthalten sein kann. Bei 13stelligen EAN-Codes ist es sicher, dass eine Prüfziffer enthalten sein muss, daher wird in diesen Fällen die Frage nicht gestellt.
Wenn die letzte Ziffer mit der errechneten Prüfziffer der anderen Ziffern gleich ist, erscheint diese Frage ebenfalls.

Wie kann ich einen Palm installieren (BioOffice)?

Führen Sie dazu bitte folgende Punkte aus: schließen Sie Ihren Palm an den PC an. Installieren Sie den HotSync Manager. Installieren Sie die BioOfficeMobil Software. Richten Sie den Palm ein. Tragen Sie den installierten Palmpfad in BioOffice ein. Installationsanleitungen und Handbuch für den Palm finden Sie in unserem Downloadbereich und unter Service/Infotheke/Anleitungen.
Einen Pocket-PC können Sie am farbigen Display erkennen. 

Funktion "Extras-> Datenbank-> sichern": die Datensicherung stürzt mit einem Laufzeitfehler ab?

Als Datensicherungsordner muss ein bestehender Pfad angegeben werden. Außerdem darf in der Ordner-Angabe kein Leerzeichen enthalten sein.

Warum wird beim Versenden der Bestellung via FTP die Meldung Serverfehler XPTC angezeigt?

Die Transfer Check Datei (transfer.chk) des Großhändlers ist abgelaufen und muss von diesem erneuert werden.

Ich lege in der Artikel-Detailmaske einen korrekten Grundpreis-Faktor fest, aber auf dem Etikett wird der Grundpreis falsch angegeben?

Verwenden Sie für den Grundpreis-Faktor maximal 4 Stellen hinter dem Komma.

Warum dauert es so lange, bis sich eine Bestellung in BioOffice öffnet?

Schauen Sie nach, ob Sie noch alte Bestellungen der letzten Jahre in Ihrer Bestelldatenbank mit sich herumschleppen. Dazu gehen Sie wie folgt vor: öffnen Sie die Bestellung. Klicken Sie oben rechts auf den Knopf alle. Nun erscheint unten links eine Auflistung sämtlicher Bestellungen, die in der Datenbank vorhanden sind. Wenn dort Bestellungen erscheinen, die nicht mehr benötigt werden, weil sie schon sehr alt sind, können diese nun gelöscht werden.

Sollten Sie Windows 7 bzw. 8 verwenden, empfehlen wir Ihnen für eine bessere Performance die Verwendung eines SQL Servers, der auf dem Bürocomputer installiert werden kann.

Warum erscheint in der Artikel-Schnellerfassung kein Vorschlag für eine PLU/EAN-Nummer, wenn ich das Feld aufklappe?

Die Ursache liegt in einer defekten Layout-Datei. Behebung: BioOffice schließen. Dann im Unterordner GRX zum BioOffice-Ordner die Datei QuickImport.grx herauslöschen.

Wie komme ich in das Design Etiketten Programm?

Sie markieren sich einen Artikel und klicken auf  "Etiketten / Listen drucken". In dem  Listen und Etiketten-Fenster klicken Sie auf  "Design".

Wie verbucht man eine Bestellung, wenn man sie per Fax versendet hat und das Lieferavis sozusagen die erhaltene Rechnung ist?

Tragen Sie unter "LiefMenge" die erhaltenen Mengen ein. Alternativ kann beim Verbuchen die Frage "Möchten Sie die Bestellmengen als Liefermengen übernehmen?" mit JA beantwortet werden.

Warum wird ein Artikel im Bereich `offene Bestellpositionen`einer Bestellung als ´unbekannt`dargestellt, obwohl sich dieser im Sortiment befindet?

I.d.R. fehlt die Kundennummer des betreffenden Lieferanten. Unter ,Datei->Adressen‘ wird zuerst der Lieferant ausgewählt. Im Detailfenster des Lieferanten muss noch im Reiter ‚Lieferant‘ im Feld ‚KdNummer‘ eine Kundennummer (kann auch eine fiktive Nummer sein, kann jederzeit geändert werden) eingetragen werden. Die Änderung bitte mit OK bestätigen. Danach den Artikel erneut in die Bestellung hinzufügen, damit dieser korrekt erkannt wird.

Der kumulierte Kassenbericht weist einen zu geringen Umsatz auf

I.d.R. wurden nicht alle Daten beim Datenaustausch empfangen. Unter ‚Extras->Kasse und Waage->Kasse BioBill‘ müssen die Daten aus den Kassen erneut empfangen werden. Zuvor muss für jede Kasse der Tag erneut geholt werden (rechte Maustaste auf den Kasseneintrag und ‚Tag erneut holen‘ auswählen, den Zeitraum auswählen). Nach Abschluss des Vorgangs müssen erneut die Daten empfangen werden (mittels grünen Pfeil). Diesen Vorgang bitte für jede weitere Kasse wiederholen. Zuletzt noch den kumulierten Kassenbericht erneut aufrufen, damit die Aktualisierung sichtbar wird.

Ich gehe durch die Bestellpositionen und ändere (über das Detailformular) bei einigen Artikeln den Verkaufspreis. Wie drucke ich neue Regalschilder für soeben geänderte Verkaufspreise?

Sie finden diese Artikel hinter dem Menüpunkt "Listen->neue Etiketten". Wählen Sie hier den gewählten Laden und klicken auf "OK".

Ich will einen neuen Artikel anlegen, aber BioOffice sagt, dass dieser Artikel bereits existiert oder das die Änderung zu einem doppelten Schlüsselwert (Index) führen würde. Wenn ich den Artikel dann suche, kann ich ihn aber nicht finden?

Der EAN ist in mindestens einer von drei Tabellen (Artikel, Einkauf oder Verkauf) bereits belegt. Suchen Sie unter "Datei->Artikel->Artikel" nach dem EAN. Da der Artikel wahrscheinlich weder im Sortiment ist noch einen Verkaufsdatensatz besitzt, ist er nicht sichtbar. Damit der Artikel sichtbar wird, müssen Sie in der Symbolleiste
a) den Schalter "SORTIMENT" ausschalten
b) den VERKAUF, in dem z. Zt. ihr Ladenname steht, auf "alle" stellen   
c) den EINKAUF ggf. auch auf "alle" stellen. Wenn Sie jetzt den EAN sehen, können Sie ihn löschen. Wenn nicht, wiederholen Sie Ihre Suche zuerst unter "Datei->Artikel->Einkauf" und dann unter "Datei->Artikel->Verkauf" und löschen ihn dort.

Die Einkaufs-Einheit eines Artikels ist eine andere als meine Verkaufs-Einheit. Was muss ich beachten, dass die Bestände korrekt gebucht werden und mein Verkaufspreis richtig kalkuliert wird?

Gehen Sie in das Detailformular des Artikels. Tragen Sie im Kasten "Allgemein" die korrekte VK Einheit ein. Tragen Sie im Kasten "Einkauf" hinter dem Feld "EK Einheit" den korrekten Faktor ein. Beispiel: EK-Einheit=kg, VK-Einheit=100g, also ist der Faktor 0,1 (1kg x 0,1 = 100g).

Wenn ich eine verbuchte Bestellung löschen möchte, kommt die Meldung "Die Bestellung enthält verbuchte Positionen…". Warum kann ich sie nicht löschen?

Bei verbuchten Bestellungen wurden bereits Bestände fortgeschrieben. Auch wenn Sie nicht bestandsgenau arbeiten, würde das Löschen verbuchter Bestellungen Ihre Einkaufsstatistik verfälschen. Sie können jedoch eine Kopie dieser Bestellung erstellen und diese mit entsprechenden Minusmengen, verbuchen.

Kann ich eine bereits verbuchte Bestellung als Vorlage für eine neue Bestellung verwenden?

Ja. Gehen Sie in das Bestellfenster und klicken Sie in der Menüleiste auf "alle". Wählen Sie in der Tabelle "Bestellungen" die bereits verbuchte Bestellung. (Die Positionen werden Ihnen in der Positions-Tabelle angezeigt) Klicken Sie auf "Bestellung erzeugen/kopieren" und bestätigen Sie die folgende Abfrage mit Ja. Klicken Sie in der Tabelle "Bestellungen" auf die zweite Zeile: dies ist die kopierte Bestellung!

Beim Etikettendruck soll das erste Etikett NICHT links oben auf dem Papierbogen gedruckt werden?

Klicken Sie im Fenster 'Listen und Etiketten' auf den Knopf 'Drucker'. Wählen Sie das gewünschte Etikett und klicken Sie auf 'öffnen'. Im Fenster 'Ausgabe-Einstellungen' klicken Sie auf 'Wählen'. Im Kasten 'Etiketten-Anordnung' klicken Sie auf die Position, an der das erste Etikett gedruckt werden soll. Bestätigen Sie mit OK.

Wie kann ich feststellen, bei welchen Artikeln meine Marge (Aufschlag) zu niedrig ist?

Wählen Sie im Menü Listen, Spannenkontrolle. Wählen Sie dort Ihren Laden und klicken Sie auf OK. Klicken Sie in die Spalte 'Spanne0' und anschließend auf 'vorwärts sortieren'. Die Artikel mit den kleinsten Margen finden Sie nun oben in der Tabelle. Eine evtl. Neukalkulation können Sie sofort über das Detailformular durchführen.